Automatyzacja

Reguły automatyzacji to mechanizm, dzięki któremu system sam wykonuje powtarzalne czynności — zmienia statusy, wysyła wiadomości, tworzy etykiety, wystawia faktury, drukuje dokumenty. Każda reguła reaguje na konkretne zdarzenie (np. opłacenie zamówienia) i wykonuje wybrane przez Ciebie akcje, opcjonalnie tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki.

Reguły utworzysz w Automatyzacja → Akcje automatyczne → Dodaj akcję.

Z czego składa się reguła

• Nazwa i opis — żeby później szybko wiedzieć, co reguła robi.
• Grupa (opcjonalnie) — pomocne, gdy masz wiele reguł i chcesz je organizować.
• Zdarzenie — co ma uruchomić regułę. Lista dostępnych zdarzeń: zob. Zdarzenia.
• Warunki (opcjonalnie) — kryteria, które muszą być spełnione, żeby reguła zadziałała. Wszystkie warunki muszą wypaść prawdziwie (logika AND). Lista: zob. Warunki.
• Akcje — co ma się stać. Możesz wykonać kilka akcji w jednej regule. Lista: zob. Akcje.

Ustawienia dodatkowe

Każda reguła ma kilka opcji wpływających na sposób jej działania:

• Priorytet — kolejność wykonywania, gdy do tego samego zdarzenia pasuje kilka reguł.
• Zatrzymaj na błędzie — przerwij wykonywanie kolejnych akcji w regule, jeśli jedna z nich się nie powiedzie.
• Aktywność — możesz tymczasowo wyłączyć regułę bez jej usuwania.

Co dalej

Po zapisaniu reguła zaczyna działać natychmiast — następne pasujące zdarzenie ją uruchomi. Wykonania zobaczysz w historii, wraz z informacją o sukcesie lub błędzie.

Zdarzenie to moment, w którym system uruchamia regułę. Zdarzenia są pogrupowane tematycznie:

Zamówienia

Wszystko, co dzieje się z zamówieniem od jego pobrania do końca obsługi — m.in. pobranie nowego zamówienia, zmiana statusu, opłacenie, rozpoczęcie zbierania i pakowania, spakowanie, anulowanie po stronie kanału, edycja pozycji, niepoprawna kwota wpłaty czy zmiana koloru zaznaczenia.

Przesyłki

Zdarzenia związane z etykietami i statusami przesyłek u kuriera — utworzenie przesyłki oraz zmiana statusu przesyłki (np. z „W drodze" na „Doręczona").

Zwroty

Pełen przebieg obsługi zwrotu — utworzenie zwrotu, zmiana jego statusu, edycja danych i zwrot płatności.

Dokumenty sprzedaży

Wystawienie faktury lub innego dokumentu (z poziomu panelu lub automatycznie) i wgranie pliku z dokumentem przez API.

Zdarzenia czasowe

Reguły mogą reagować na to, że zamówienie istnieje określoną liczbę dni lub siedzi w tym samym statusie określoną liczbę dni. Sprawdzane raz dziennie wieczorem — przydatne do automatycznego ponaglania, archiwizacji starych zamówień itp.

Zdarzenia własne

Możesz zdefiniować własne zdarzenie (zob. Zdarzenia własne) i wyzwalać je ręcznie z poziomu zamówienia/zwrotu, z innej reguły lub z API. Pozwala to budować akcje na żądanie, które potem opisujesz tym samym mechanizmem reguł.

Warunki ograniczają, kiedy reguła ma się wykonać. Wszystkie warunki w regule muszą być spełnione jednocześnie — jeśli choć jeden nie pasuje, reguła nie wykona akcji.

Operatory

Niezależnie od kategorii warunku, do dyspozycji masz typowe operatory porównań — równa się, nie równa się, zawiera, w zbiorze, większe / mniejsze (lub równe), zaczyna się od, kończy się na, wartość pusta / niepusta. Dla zbiorów (np. produktów w zamówieniu) dochodzą warianty „żaden nie równa się" i „żaden nie zawiera".

Co możesz sprawdzać

Warunki są pogrupowane tematycznie, żeby łatwiej je było znaleźć:

• Zamówienie — źródło, status, kwota, waluta, data, komentarze, konto sprzedażowe, kolor zaznaczenia, flagi „spakowane" / „zebrane", pola niestandardowe.
• Płatność — metoda, status, zapłacona kwota.
• Dostawa — metoda, kurier, koszt wysyłki, pobranie (COD).
• Adres dostawy i punkt odbioru — dane adresowe, miasto, kraj, kod pocztowy.
• Klient — email, telefon, login w kanale, liczba poprzednich zamówień.
• Dane do faktury — żądanie faktury, NIP, dane firmy.
• Statystyki zamówienia — liczba pozycji, suma sztuk, łączna waga i objętość, wartość produktów, wiek zamówienia (w dniach), dni w aktualnym statusie.
• Produkty — SKU, EAN, nazwa, ilość, cena, VAT, waga, lokalizacja w magazynie. Z negacjami („żaden produkt nie ma SKU…").
• Przesyłki — istnienie przesyłki, jej status, kurier, numer śledzenia.
• Marketplace (Allegro) — Smart, strona Allegro, liczba paczek.
• Dokumenty sprzedaży — typ dokumentu, kwota, numer, czy jest korektą.
• Zwroty — istnienie, kwota, status, komentarz, dni w statusie, powód.

Przykład

Reguła „wystaw fakturę" z dwoma warunkami:

• Źródło zamówienia = Allegro
• Dane do faktury → Żądanie faktury = tak

zadziała tylko dla zamówień allegrowych, w których kupujący wskazał chęć otrzymania faktury.

W jednej regule możesz wykonać kilka akcji — wykonują się w ustalonej kolejności. Dostępne akcje pogrupowane tematycznie:

Zamówienia

• Zmiana statusu zamówienia.
• Zmiana koloru zaznaczenia.
• Modyfikacja zamówienia — uwagi sprzedawcy, flagi (zebrane / spakowane), dane klienta, metoda płatności i dostawy, adres dostawy, dane do faktury.
• Dodanie rabatu (procentowo, opcjonalnie też na koszt wysyłki).
• Zmiana wartości pola niestandardowego.

Przesyłki i druk

• Utworzenie przesyłki u wybranego kuriera, z parametrami paczki, opcją pobrania itd.
• Druk dokumentu — etykieta, faktura, paragon, proforma — na wskazanym stanowisku/drukarce (przez aplikację Palanade Printer).

Komunikacja

• Wysyłka emaila — z wybranego konta SMTP, na podstawie szablonu, do klienta lub do siebie. Szablon może mieć podpięty załącznik (np. faktura w PDF).

Integracje księgowe

Wystawianie dokumentów księgowych odbywa się przez integrację z Fakturownią lub iFirmą — uruchamiasz to akcją, która woła konkretną integrację (zob. też Wystawianie faktur z zamówienia).

Allegro — obsługa zwrotów i prowizji

Przy reklamacjach i zwrotach na Allegro są dedykowane akcje:

• Zwrot prowizji (pełny lub częściowy — za pozycje ze zwrotu)
• Zwrot płatności do kupującego (pełny lub częściowy, z różnymi powodami: zwrot, reklamacja, brak produktu, nadpłata, anulowanie itd.)
• Odrzucenie wniosku zwrotu z podaniem powodu

Zwroty (ogólnie)

• Zmiana statusu zwrotu
• Modyfikacja zwrotu — kwota refundacji, komentarze, powód

Pozostałe

• Wywołanie zdarzenia własnego — z innej reguły uruchamiasz zdarzenie własne (łańcuchowanie reguł).
• Webhook (wywołanie URL) — zapytanie GET na podany adres. Pozwala spiąć Palanade z dowolnym zewnętrznym narzędziem.

Przykład reguły

Zdarzenie: Zamówienie zostało opłacone Warunki: Źródło = Allegro Akcje (po kolei):

1. Wystaw fakturę w Fakturowni
2. Utwórz przesyłkę InPost Paczkomat
3. Wyślij email do klienta z szablonu „Wysyłka — InPost"
4. Zmień status na „Wysłane"

Szablony wiadomości tworzysz raz i potem wykorzystujesz w akcjach reguł — system w momencie wysłania podstawia dane konkretnego zamówienia.

Co konfigurujesz w szablonie

• Typ — email lub SMS.
• Nazwa — żebyś znalazł szablon na liście.
• Temat (email) i treść wiadomości.
• Załącznik (email, opcjonalnie) — Palanade dołączy konkretny dokument zamówienia (faktura, paragon, proforma, korekta).

Zmienne

W treści (i w temacie) możesz używać zmiennych w formacie {nazwa_zmiennej}. Najczęściej używane:

• {order_number} — numer zamówienia
• {order_date} — data złożenia
• {order_total} — łączna kwota
• {customer_name} — imię i nazwisko klienta
• {customer_email} / {customer_phone} — kontakt do klienta
• {shipping_address} — adres dostawy
• {tracking_number} — numer przesyłki
• {payment_method} — metoda płatności
• {items_summary} — lista produktów
• {shop_name} — nazwa sklepu

W edytorze szablonu masz pełną listę dostępnych zmiennych razem z ich opisami.

Przykład

Temat: Twoje zamówienie {order_number} zostało wysłane

Cześć {customer_name},

Wysłaliśmy Twoje zamówienie z {shop_name}.
Numer paczki: {tracking_number}

Pozdrawiamy,
zespół {shop_name}

Zdarzenie własne to Twój własny „trigger", który wyzwalasz ręcznie. Definiujesz, jak ma się nazywać i gdzie pojawić w panelu, a potem podpinasz pod niego regułę (lub kilka) — i klikając przycisk uruchamiasz cały zestaw akcji.

Zdarzenia własne tworzysz w Automatyzacja → Zdarzenia własne.

Co konfigurujesz

• Nazwa, opis, ikona, kolor — wygląd przycisku w panelu.
• Skrót klawiszowy (opcjonalnie) — kombinacja typu Alt/Ctrl/Shift + klawisz.
• Lokalizacja — gdzie przycisk ma być widoczny: lista zamówień, strona zamówienia, lista zwrotów, strona zwrotu, asystent pakowania.
• Wymaganie potwierdzenia — czy przed uruchomieniem zdarzenia ma się pojawić okienko potwierdzenia (z własnym komunikatem).
• Aktywność i kolejność wyświetlania.

Jak ich używać

Po utworzeniu zdarzenia tworzysz regułę, której zdarzeniem jest właśnie to zdarzenie własne. W akcjach wpisujesz, co ma się stać po jego wywołaniu.

Klikasz przycisk w panelu — reguła startuje. Przycisk możesz też wywołać:

• z poziomu innej reguły — łańcuchowanie automatyzacji,
• przez API — np. z Twojego skryptu albo zewnętrznego narzędzia.

Żeby Palanade mogło wysyłać emaile z Twojej domeny (a nie z generycznego adresu), musisz podpiąć własne konto SMTP. Robisz to w Automatyzacja → Konfiguracja maila.

Co konfigurujesz

• Serwer SMTP — host i port (typowo 587 lub 465).
• Login i hasło do konta pocztowego.
• Adres i nazwa nadawcy — to, co zobaczy odbiorca.
• TLS — jeśli serwer go wymaga.
• Aktywność — możesz wyłączyć konto bez usuwania.

Po zapisaniu wykonasz test połączenia — wyślesz wiadomość testową na swój adres i zobaczysz, czy konto działa. Status weryfikacji widać przy każdym koncie SMTP.

Wiele kont

Możesz mieć kilka kont SMTP. W każdej akcji wysyłki emaila wskazujesz, z którego konta wysłać — przydatne, gdy masz np. inny adres do wysyłek transakcyjnych, a inny do reklamacji.

Każde wykonanie reguły zostaje zapisane w historii — możesz tam sprawdzić, czy reguły faktycznie się uruchamiają, ile czasu im to zajmuje i co się dzieje, gdy coś idzie nie tak.

Historię znajdziesz w Automatyzacja → Historia akcji.

Co widzisz dla każdego wykonania

• Status — sukces, częściowy sukces (część akcji się nie powiodła) lub niepowodzenie.
• Liczba akcji — ile się wykonało i ile się nie powiodło.
• Czas — kiedy reguła wystartowała i ile trwała.
• Komunikat błędu — jeśli któraś akcja zwróciła błąd, zobaczysz, której dokładnie dotyczył i jaka była przyczyna.
• Dane zdarzenia — z jakim zamówieniem (lub innym obiektem) wiązało się wywołanie.

Listę możesz filtrować i paginować — przy aktywnej automatyzacji wpisów potrafi przybywać szybko.

Logi maili

Wysłane emaile mają osobną historię w Automatyzacja → Logi maili — z informacją o adresacie, temacie, dacie wysyłki i statusie dostarczenia.